Wichtige Hinweise:<\/b><\/p>\n <\/p>\n Bevor Microsoft 365-Postf\u00e4cher archiviert werden k\u00f6nnen, muss mailSAFE in Ihrem Microsoft 365-Mandanten registriert werden. Ebenso wird empfohlen, mailSAFE mit diesem Mandanten zu synchronisieren, um alle f\u00fcr die Archivierung relevanten Benutzerinformationen wie z.B. E-Mail-Adressen zu erhalten. Die f\u00fcr die Registrierung und Synchronisation notwendigen Schritte werden im Kapitel Synchronisieren von Benutzerkonten mit Microsoft 365 (Modern Authentication)<\/a>\u00a0beschrieben.<\/p>\n Wichtiger Hinweis:<\/b> In der Microsoft Identity Plattform, die den Kern der Microsoft 365-Authentifizierung und -Autorisierung bildet, umfasst dieser Berechtigungsbereich die vollst\u00e4ndige Berechtigungsstufe, die mit einer Berechtigung verbunden ist. Als Konsequenz erh\u00e4lt mailSAFE, nachdem die Registrierung wie oben beschrieben durchgef\u00fchrt wurde, Zugriff auf alle Postf\u00e4cher in Ihrem Microsoft 365-Mandanten. Der Zugriff auf die Microsoft 365-Archivierungsprofile ist daher aus Sicherheitsgr\u00fcnden auf mailSAFE-Administratoren beschr\u00e4nkt.<\/p>\n <\/p>\n Freigegebene Postf\u00e4cher sind spezielle Microsoft 365-Postf\u00e4cher, auf die mehrere Benutzer Zugriff haben. Im Gegensatz zu einem normalen Postfach ist ein freigegebenes Postfach keinem lizenzierten Microsoft 365-Benutzer zugeordnet. Damit mailSAFE Benutzereintr\u00e4ge f\u00fcr freigegebene Postf\u00e4cher anlegen kann, m\u00fcssen Sie die Option Nur Benutzer mit Microsoft Exchange\u00a0Online Lizenz synchronisieren<\/i>\u00a0im Abschnitt\u00a0Synchronisierung der Benutzerdatenbank<\/a>\u00a0deaktivieren. <\/p>\n Das Einrichten von Archivierungsvorg\u00e4ngen f\u00fcr Microsoft 365-Postf\u00e4cher erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Mittels der hier beschriebenen Vorgehensweise k\u00f6nnen Sie ein einzelnes Microsoft 365-Postfach f\u00fcr einen bestimmten mailSAFE-Benutzer archivieren. Die Durchf\u00fchrung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit mailSAFE<\/a>.<\/p>\n Bitte gehen Sie f\u00fcr jedes Postfach wie folgt vor:<\/p>\n Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit mailSAFE<\/a>.<\/p>\n <\/p>\n mailSAFE bietet die M\u00f6glichkeit, mehrere oder alle Microsoft 365-Postf\u00e4cher in einem Schritt zu archivieren.<\/p>\n Bitte gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Hinweis:<\/b> Die Archivierung mehrerer Postf\u00e4cher erfordert, dass bereits mailSAFE-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der mailSAFE-Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet mailSAFE Ihnen an dieser Stelle die M\u00f6glichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung<\/a> einzurichten und auszuf\u00fchren. Der Assistent wird danach fortgesetzt. Alternativ k\u00f6nnen Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel\u00a0Einen neuen Benutzer anlegen<\/a>\u00a0beschrieben.<\/p>\n Folgende Optionen stehen zur Auswahl<\/p>\n <\/p>\n Mit Hilfe der Journaling-Funktionalit\u00e4t von Exchange Online ist mailSAFE in der Lage, die ein- und ausgehenden E-Mails aller Postf\u00e4cher automatisch zu archivieren. Nur so kann sichergestellt werden, dass alle E-Mails vollst\u00e4ndig archiviert werden.<\/p>\n Die Exchange\u00a0Online Journal-Funktion bietet die M\u00f6glichkeit, jeglichen eingehenden, ausgehenden und internen E-Mail-Verkehr mitzuschreiben. Zum Zeitpunkt des Versands bzw. der Zustellung wird Exchange\u00a0Online-seitig eine Kopie der jeweiligen E-Mail erzeugt und als Anhang an einem sogenannten Journal-Report in einem speziellen Journal-Postfach abgelegt. Der Journal-Report enth\u00e4lt Informationen \u00fcber die tats\u00e4chlichen Absender und Empf\u00e4nger einer E-Mail, Exchange\u00a0Online l\u00f6st hierbei auch BCC-Empf\u00e4nger und Verteilerlisten auf.<\/p>\n Mithilfe des entsprechenden Archivierungsprofils kann mailSAFE dieses Journal-Postfach automatisch archivieren. Dabei wertet mailSAFE die Informationen in den Journal-Reports aus und ordnet die E-Mails den einzelnen Benutzerarchiven zu. Dies bedeutet, dass auch bei dieser Archivierungsform jeder Benutzer nur Zugriff auf seine eigenen E-Mails hat.<\/p>\n <\/p>\n Bitte ziehen Sie das\u00a0mailSAFE Gateway Handbuch<\/span>\u00a0zu Rate, um detaillierte Anweisungen zu den folgenden Themen zu erhalten:<\/p>\n Nachdem diese Schritte erfolgreich abgeschlossen wurden, sollte eine individuelle E-Mail-Adresse (z.B. mbx-dead1234beef5678@gateway.mailsafe.hosting) existieren.<\/p>\n Das Einrichten von Archivierungsvorg\u00e4ngen f\u00fcr mailSAFE Gateway-Postf\u00e4cher erfolgt in Form von Archivierungsprofilen. Weitere Informationen zu Archivierungsprofilen finden Sie im Kapitel Grundlagen der E-Mail-Archivierung mit mailSAFE<\/a>.<\/p>\n Falls noch nicht erfolgt, m\u00fcssen Sie f\u00fcr jeden Anwender, dessen E-Mails mit Hilfe des Gateways archiviert werden, einen mailSAFE-Benutzer anlegen. Weitere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern<\/a>.<\/p>\n Wichtiger Hinweis:<\/b> In den Benutzereigenschaften der mailSAFE-Benutzer m\u00fcssen unbedingt deren E-Mail-Adressen angegeben sein. Nur so k\u00f6nnen die E-Mails den Benutzern im Archiv korrekt zugeordnet werden.<\/p>\n Bitte gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n Hinweis:<\/b> Die Archivierung eines mailSAFE Gateway Postfachs erfordert, dass bereits mailSAFE-Benutzer mitsamt Ihren E-Mail-Adressen in der Benutzerverwaltung angelegt sind. Ist dies nicht der Fall, bietet mailSAFE Ihnen an dieser Stelle die M\u00f6glichkeit, die Verzeichnisdienst-Synchronisierung<\/a> einzurichten und auszuf\u00fchren. Der Assistent wird danach fortgesetzt. Alternativ k\u00f6nnen Sie den Assistenten abbrechen und die Benutzer manuell anlegen wie im Kapitel\u00a0Einen neuen Benutzer anlegen<\/a>\u00a0beschrieben.<\/p>\n Legen Sie fest, in welchem Umfang das Journal erstellt werden soll und an welche Adresse die Journal-E-Mails gesendet werden sollen.<\/p>\n <\/p>\n mailSAFE kann E-Mails aus den \u00f6ffentlichen Ordnern von Exchange Online archivieren und diese mailSAFE-Benutzern zur Verf\u00fcgung stellen. Die Durchf\u00fchrung der Archivierung kann manuell oder automatisch erfolgen.<\/p>\n E-Mails werden bei der Archivierung immer einzelnen Benutzern zugeordnet. Auch bei der Archivierung eines \u00f6ffentlichen Ordners m\u00fcssen Sie angeben, in welches Benutzer-Archiv die E-Mails archiviert werden sollen.<\/p>\n Legen Sie aus diesem Grund einen dedizierten mailSAFE-Benutzer (z.B. publicfolder<\/i>) an, in dessen Archiv der \u00f6ffentliche Ordner archiviert werden soll. Anschlie\u00dfend k\u00f6nnen Sie \u00fcber die Rechteverwaltung<\/a> anderen mailSAFE-Benutzern Zugriff auf das Archiv des Benutzers publicfolder<\/i> gew\u00e4hren. Auf diese Weise steht der archivierte Inhalt des \u00f6ffentlichen Ordners diesen mailSAFE-Benutzern zur Verf\u00fcgung.<\/p>\n Informationen dar\u00fcber, wie Sie einen Benutzer in mailSAFE anlegen, finden Sie im Kapitel Verwalten von Benutzern<\/a>.<\/p>\n Zum Zugriff auf \u00f6ffentliche Ordner wird ein Microsoft\u00a0365-Benutzer mit Postfach ben\u00f6tigt, da die entsprechenden Berechtigungen technisch auf Postfachebene implementiert sind.<\/p>\n Um dem Microsoft\u00a0365-Benutzer die f\u00fcr die Archivierung ben\u00f6tigten Rechte zu erteilen, gehen Sie bitte wie folgt vor:<\/p>\n Bitte gehen Sie wie folgt vor:<\/p>\n\n
App Registrierung & Synchronisieren von Benutzern<\/span><\/h1>\n
Freigegebene Microsoft 365-Postf\u00e4cher einschliessen<\/span><\/h2>\n
\nNach der Synchronisierung kann mailSAFE-Benutzern per Rechteverwaltung<\/a>\u00a0Zugriff auf das Archiv des freigegebenen Postfachs gegeben werden. Um freigegebene Postf\u00e4cher zu archivieren, verfahren Sie dann einfach wie im Folgenden f\u00fcr einzelne und mehrere Postf\u00e4cher beschrieben.<\/p>\nArchivierung einzelner Microsoft\u00a0365-Postf\u00e4cher<\/span><\/h1>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailbox_01-300x261.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailbox_02-273x300.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailbox_03-273x300.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailbox_04-273x300.png\")
<\/p>\n\n
Mehrere Microsoft\u00a0365-Postf\u00e4cher zentral archivieren<\/span><\/h1>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailboxes_01-300x261.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailboxes_02-246x300.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailboxes_03-246x300.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_mailboxes_04-246x300.png\")
<\/p>\n\n
\nW\u00e4hlen Sie diese Option, um die Postf\u00e4cher aller Benutzer zu archivieren, die in der mailSAFE-Benutzerverwaltung mitsamt einer hinterlegten E-Mail-Adresse eingerichtet sind.<\/li>\n
\n\u00dcber diese Funktion k\u00f6nnen Sie \u00fcber die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Microsoft\u00a0365-Postf\u00e4cher) von der Archivierung ausschlie\u00dfen.<\/li>\n
\n\u00dcber diese Funktion k\u00f6nnen Sie \u00fcber die untenstehende Liste einzelne Benutzer (und somit deren Microsoft\u00a0365-Postf\u00e4cher) in die Archivierung einschlie\u00dfen. Es werden nur die Postf\u00e4cher der Benutzer archiviert, die explizit angegeben sind.<\/li>\n
\nWenn Sie diese Option aktivieren, wird vor jedem Archivierungsvorgang die mailSAFE-Benutzerliste mit dem konfigurierten Verzeichnisdienst synchronisiert. Dies hat den Vorteil, dass zum Beispiel ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen vor der Archivierung automatisch als mailSAFE-Benutzer angelegt wird und mailSAFE damit auch sein Microsoft 365-Postfach automatisch archiviert. Diese Option ist gerade dann empfehlenswert, wenn Sie die Archivierung der Postf\u00e4cher automatisch durchf\u00fchren lassen wollen.<\/li>\nE-Mails direkt bei Ein- und Ausgang archivieren<\/span><\/h1>\n
<\/span>Grunds\u00e4tzliche Funktionsweise<\/span><\/h2>\n
Schritt 1: Installation und Konfiguration von mailSAFE Gateway<\/span><\/h2>\n
\n
Schritt 2: mailSAFE einrichten<\/span><\/h2>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_journal_01-300x261.png\")
<\/p>\n\n
\n
Schritt 3: Das Journal einrichten<\/span><\/h2>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Arch_office365_journal_01-300x235.png\")
<\/p>\n\n
\u00d6ffentliche Ordner<\/span><\/h1>\n
Schritt 1: Benutzerarchiv f\u00fcr \u00f6ffentliche Ordner anlegen<\/span><\/h2>\n
Schritt 2: Berechtigungen auf \u00f6ffentliche Ordner in Exchange\u00a0Online erteilen<\/span><\/h2>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_pf_01-300x191.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Arch_office365_pf_02-300x286.png\")
<\/p>\n\n
Schritt 3: mailSAFE einrichten<\/span><\/h2>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_pf_03-300x261.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_pf_04-273x300.png\")
<\/p>\n\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_pf_05-273x300.png\")
<\/p>\n
![\"\"](\"https:\/\/help.mailsafe.hosting\/wp-content\/uploads\/2022\/07\/Microsoft_365_pf_06-273x300.png\")
<\/p>\n